Bij veel verenigingen en stichtingen is in de statuten opgenomen dat een bestuursfunctie voor een bepaalde tijd wordt vervuld. Het gevolg hiervan is dat de bestuurders automatisch defungeren na afloop van deze periode, tenzij er een herbenoemingsbesluit is genomen. Regelmatig wordt het herbenoemingsbesluit vergeten en blijven de bestuursleden te lang hun functie uitvoeren. Juridisch gezien zijn deze bestuurders echter geen bestuurslid meer. Dat zij zich in de praktijk nog op die manier gedragen en ingeschreven staan bij de Kamer van koophandel doet hier niets aan af.
In de gegeven kwestie ging het om de situatie dat door tijdverloop alle bestuursleden waren gedefungeerd en dat er geen (tijdig) herbenoemingsbesluit is genomen door de ledenvergadering. Omdat alle bestuursleden op hetzelfde moment waren benoemd, defungeerden zij dus ook allemaal tegelijk. Dat betekent dus dat er geen rechtsgeldige bestuursbesluiten konden worden genomen.
Het bestuur besloot tot het oproepen van een ledenvergadering om te komen tot een statutenwijziging. Echter nu het bestuur al was gedefungeerd was de oproeping en het in die vergadering genomen besluit nietig. Het bestuur verdedigde zich door te betogen dat de herverkiezing van het bestuur al langere tijd niet verloopt conform de in de statuten opgenomen regeling. Ook zou de oproeping bemoeilijkt zijn door het ontbreken van een ledenregister of een verenigingsblad. Beide verweren mochten niet baten.
Vraag is nu hoe de vereniging kan komen tot het rechtsgeldig benoemen van een bestuurder. Vanaf 1 juli 2021 zijn stichtingen en verenigingen verplicht om een regeling in de statuten op te nemen voor het geval alle bestuurders ontbreken. Hoewel het niet verplicht is, is het ook aan te raden een regeling op te nemen voor het geval slechts een deel van het bestuur komt te ontbreken.
Advies is dus de statuten op dit punt aan te passen zodat geen impasses kunnen ontstaan.
